Offerta telematica senza errori: perché l'assistenza agli utenti è una tutela per il delegato
La digitalizzazione delle vendite giudiziarie ha introdotto molti vantaggi in termini di trasparenza, accessibilità e partecipazione da remoto. Tuttavia, dal punto di vista operativo, l'accesso diretto dei privati cittadini alle aste telematiche ha generato una criticità per i professionisti delegati alla vendita: la frequenza con cui le offerte presentano vizi formali, dati incompleti o errori di compilazione.
Nel contesto disciplinato, tra l’altro, dal D.M. n. 32/2015, dal provvedimento del Ministero della Giustizia relativo alle specifiche tecniche e dall'art. 591-bis c.p.c., anche un errore nella predisposizione o nella trasmissione dell'offerta può incidere sulla sua regolarità e, nei casi previsti dalla legge e dalla disciplina della singola vendita, comportarne l’esclusione o l'inammissibilità. La valutazione deve comunque essere effettuata in concreto sulla base della documentazione depositata, delle regole tecniche applicabili e delle disposizioni contenute nell’ avviso di vendita.
Le principali insidie tecniche nella presentazione dell'offerta
Per chi non ha familiarità con gli strumenti informatici e con il Portale delle Vendite Pubbliche, la presentazione di un'offerta telematica rappresenta un percorso che richiede attenzione e precisione. Tra le anomalie che possono verificarsi con maggiore frequenza figurano:
• Errori nella generazione, cifratura e trasmissione dell'offerta: la predisposizione dell’offerta telematica comporta la generazione di un pacchetto informatico secondo le specifiche tecniche applicabili. Un'errata gestione del file, delle chiavi o della procedura di invio può impedire la corretta acquisizione o lettura dell’offerta al momento dell'apertura delle buste telematiche.
• Uso improprio della PEC e della firma digitale: gli utenti possono utilizzare una casella PEC non idonea alla procedura, una firma digitale scaduta o non valida, oppure modalità di sottoscrizione e trasmissione non conformi alle regole tecniche applicabili. È quindi necessario verificare preventivamente quali strumenti siano richiesti per la specifica vendita e dal relativo gestore della vendita telematica.
• Inesattezze nel versamento della cauzione: errori nell’importo, nei dati del pagamento, nelle tempistiche di esecuzione o nella trasmissione della relativa documentazione possono compromettere la regolarità dell’offerta. Anche l’indicazione o l’inserimento non corretto dei dati identificativi del pagamento, ove richiesti dalla procedura, possono rendere più complessi i controlli sulla cauzione o il mancato inserimento del codice CRO/TRN pregiudicano l'ammissibilità dell'offerta.
• Compilazione incompleta dei campi anagrafici e assolvimento del bollo digitale: l'errato inserimento del codice fiscale, l'omissione dei dati relativi al regime patrimoniale dei coniugi quando necessari o la mancata gestione dell'imposta di bollo telematica possono determinare incompletezze o irregolarità.
Il riflesso dell'errore dell'utente sull'operato del professionista
Quando un privato commette un errore formale nella presentazione dell'offerta le conseguenze non riguardano soltanto l'esito della sua singola partecipazione. Per il professionista delegato alla vendita la gestione di offerte incomplete o non regolari può tradursi in:
• Aumento delle contestazioni in sede di gara: l’eventuale esclusione di un'offerta può generare richieste di chiarimenti, contestazioni e, nei casi in cui ricorrano i presupposti, iniziative processuali anche mediante opposizioni agli atti esecutivi (ex Art. 617 c.p.c.).
• Rallentamento dei tempi della procedura: l’esame delle offerte, la verifica della documentazione e la gestione delle contestazioni richiedono tempo e possono aumentare gli adempimenti a carico del delegato. Nei casi più problematici l’irregolarità delle offerte o l’assenza di offerte ammissibili possono incidere sull’ esito dell’esperimento di vendita e rendere necessario procedere secondo quanto previsto per il successivo tentativo di vendita.
• Pressione burocratica e telefonica sullo studio: negli ultimi giorni antecedenti la scadenza del bando lo studio del professionista può essere interessato da un elevato numero di chiamate ed e-mail di utenti che chiedono chiarimenti sulla compilazione, sul pagamento della cauzione o sulle modalità di trasmissione dell’offerta. Questo supporto, pur utile, può sottrarre risorse alle attività propriamente giuridiche e organizzative della procedura.
L'Help Desk come presidio della regolarità d'asta
Affidare il supporto tecnico- operativo a una struttura specializzata può contribuire a separare, sul piano organizzativo, le attività di assistenza all’utente dalle funzioni giuridiche e procedurali proprie del professionista delegato: il delegato mantiene la responsabilità prevista dalla legge, dal provvedimento di delega e dall’avviso di vendita, mentre la componente operativo-tecnologica può essere presidiata, già prima dell’invio della busta, da un servizio di assistenza dedicato.
L'attività di Help Desk dedicata agli utenti, come quella proposta da Asso Aste, può agire a monte dell'invio della busta attraverso:
• guida passo-passo l'utente nella corretta compilazione dei campi e nella verifica delle modalità di sottoscrizione dell’offerta
• verifica preliminare della disponibilità degli strumenti necessari quali PEC, firma digitale attiva, strumenti di pagamento tracciabili secondo quanto richiesto dalla specifica procedura
• assistenza sui principali adempimenti operativi tra cui il versamento della cauzione, l'imposta di bollo e le modalità di trasmissione dell’offerta
Assicurare agli utenti un punto di riferimento qualificato per la presentazione dell'offerta telematica significa ridurre il rischio di errori evitabili e consentire al professionista delegato di arrivare al giorno della vendita con una gestione più ordinata delle buste telematiche, ferma restando la verifica prevista dalla disciplina applicabile e dalle regole della singola procedura.
Il risultato può essere una gara lineare con una riduzione delle richieste di chiarimento e delle contestazioni legate a meri errori tecnici, contribuendo alla tutela del ceto creditorio e al regolare svolgimento della procedura.
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